Der Chef möchte das Jubiläum groß feiern, die Oma wird neunzig oder die Tochter heiratet: Das alles sind Anlässe, in einem Hotel zu feiern. Aber auch Tagungen und Messen können in großen Hotel durchgeführt werden. Wenn man diese buchen will, sollte man aber einige Ratschläge beherzigen.

Zeit und Zahl der Teilnehmer

Der Zeitpunkt ist wichtig, weil sich danach Preise und auch Verfügbarkeit richten. In der Hochsaison sind die Zimmerpreise höher. Wenn es in einer Stadt bereits größere Veranstaltungen gibt, kann es sein, dass die Hotels belegt sind. Am besten schaut man in den Veranstaltungskalender der Stadt, in der man sein Event plant. Bei der Zahl der Teilnehmer sollte man versuchen, so genau wie möglich zu kalkulieren. Plant man zu viele, wird man Essen auch für diese bezahlen müssen, die nicht kommen. Bei Events mit Anmeldung sollte man dem Hotel die genaue Zahl so spät wie möglich mitteilen können.

Die Ausstattung

Hotels bieten gerne Hilfe bei der Durchführung des Events an, die Bankettabteilung ist genau dafür geschaffen worden. Allerdings ist das nicht immer die günstigste Lösung, Bei privaten Feiern sollte man auf jeden Fall weitere Angebote für Tischdekoration und Tonanlage einholen. Bei einer Tagung kann man ebenfalls externe Anbieter fragen, was sie für die benötigte Tagungstechnik aufrufen. Man kann dann versuchen, den Preis des Hotel noch etwas zu senken. Bequemer ist es natürlich, alles im Haus zu haben.

Essen und Getränke

Die Verpflegung der Gäste bringt einem Hotel bei Veranstaltungen am meisten ein. Deshalb ist es nicht ungewöhnlich, dass die ersten Menüvorschläge zwar lecker klingen, aber auch ihren Preis haben. Am günstigsten wird man immer mit einem Buffet fahren, das es in verschiedenen Preisklassen gibt. Man kann dem Hotel aber auch ein Budget pro Person nennen und sich dann Vorschläge für ein Drei-Gang-Menü geben lassen. Besonders vorsichtig sollte man bei Getränken sein: Wenn hier keine Höchstmenge angegeben wird, kann es schnell teuer werden, falls die Gäste durstig sind.